Comptabilité

L’erreur est humaine... sauf si elle se retrouve sur la facture d’un client. Là, on parle plutôt d’un « rabais involontaire ». En automatisant tout le travail de retranscription entre la commande, la facture et le logiciel comptable, le module Comptabilité permet d’éviter ces coûteuses erreurs de « copier + coller »

Le module permet également de déterminer en quelques clics des informations qui seraient fastidieuses à calculer manuellement, comme la valeur des projets en cours ou la valeur d’inventaire, en plus de réduire de moitié le temps requis pour préparer les factures.

Modules de base À la carte

Gestion Grand livre

Laissez Cienapps faire le travail

Le Grand livre de votre entreprise en raconte l’histoire financière, moment par moment. Et quand on gère une ébénisterie, il y en a beaucoup de ces moments. Pour vous éviter d’avoir à retranscrire manuellement l’impact de chaque événement, Cienapps facilite la tâche à votre logiciel de comptabilité. Associez-y vos comptes comptables, puis laissez le logiciel mettre à jour les écritures associées à vos comptes bancaires, les taxes (selon les différentes provinces), les comptes clients et tout le reste.

Exportation comptable

Simplifiez la comptabilité

Cienapps est prêt à se connecter directement à une demi-douzaine de logiciel comptable, comme les populaires QuickBooks, SAGE50 (autrefois Simple Comptable), Acomba et plusieurs autres. Par la suite, tout changement dans Cienapps ayant un impact sur vos écritures comptables est automatiquement catalogué : il ne vous reste qu’à le valider avant le transfert de données. Cienapps évite même les retranscriptions en double, en reconnaissant les données déjà exportées. Des modifications à faire ? Il suffit de réexporter le tout !

Facturation

« Fa-fa », la facturation !

Si c’est pour vous rapporter de l’argent, Cienapps fera le nécessaire pour que ça se fasse, un point c’est tout. Votre entente de paiement avec un client vous permet de facturer une partie du travail tout de suite ? Cienapps aussi. Vous recevez un seul chèque qui rembourse plusieurs factures en même temps ? Cienapps va trier tout ça. Vous devez appliquer un crédit sur une facture, ne pas dépasser la limite de crédit d’un client ou appliquer un dépôt comme paiement ? Oui oui, Cienapps gère tout ça.

Accédez directement aux factures pertinentes à partir d’un projet ou d’une fiche client. D’un seul clic, voyez toutes les commandes non facturées et triez celles qui sont prêtes à l’être, pour ne rien oublier.

États de compte

Automatisez le suivi des comptes clients

Peut-être que « le chèque est dans la malle ». Peut-être que c’est tombé entre deux chaises. Mais peu importe la raison, les comptes en souffrance demandent un suivi régulier si on veut être payé. À même la fiche client, l’onglet Facturation présente un résumé complet des factures payées, en cours et en retard, pour garder vos comptes clients à l’œil.

Générez et envoyez des états de compte en lot ou pour un client spécifique, par la poste ou par courriel. Par voie virtuelle, vous pouvez même configurer des modèles d’envoi personnalisés pour chaque client, afin d’accélérer les suivis.

Analyse des comptes clients (« recevables »)

Qui vous doit de l’argent ? Combien ? Depuis combien de temps ? D’un seul coup d’œil, survolez l’ensemble des comptes à recevoir, identifiés selon vos propres périodes d’analyse (ex : 0-30 jours, 31-60 jours, 61 jours et plus, etc.). Cliquez sur un client pour n’afficher que les factures pertinentes à celui-ci, directement à l’écran ou sous forme de rapport détaillé, prêt à être exporté. Repérez rapidement les mauvais payeurs ou les factures qui traînent pour faciliter vos efforts de suivi.

Dépôts en circulation

Combien avez-vous en mains ?

Gérer les dépôts en comptabilité, ça peut être touchy. C’est de l’argent que vous avez en mains pour quelque chose qui n’a pas encore été facturé. Cienapps vous simplifie le travail en permettant de générer la liste de tous les dépôts en circulation, et à quelle commande chacun s’applique dans votre système. D’un seul coup d’œil, repérez rapidement les projets en cours pour lesquels vous avez reçu un dépôt, mais qui n’ont pas encore été facturés.

Audits

Quand quelqu’un le modifie, sachez c’est qui

C’est beaucoup plus rapide d’apporter une modification directement à une facture plutôt que de tout créditer et refacturer. Mais sans traces, ces ajustements mineurs peuvent aussi devenir de véritables cauchemars comptables. Chaque fois qu’une facture est modifiée, Cienapps documente la nature du changement et qui en est l’auteur, à des fins légales et pour en faciliter la compréhension. Quelque chose cloche sur une facture ? Plutôt que d’avoir à jouer au détective, accédez à ces renseignements en quelques clics pour résoudre l’énigme.

Rapport de coût de revient

Devenez le king (ou la reine) du calcul

Quels projets ont été les plus payants ? Lesquels l’ont moins été ? Avec lesquels avez-vous perdu de l’argent ? Le puissant rapport de coût de revient de Cienapps vous permet d’obtenir toutes les réponses à ce genre de questions en comparant le temps estimé pour une commande aux heures réelles travaillées par vos employés pour chaque bon de travail s’y rattachant. Analysez l’ensemble de vos projets pour une période donnée pour en calculer les marges bénéficiaires au dollar près. Ou faites le même exercice en détail, en passant en revue un bon de travail spécifique. Ce rapport vous aide à respecter vos marges en tout temps et à perfectionner vos soumissions ou ajuster votre prix de vente, au besoin.

Êtes-vous prêt à transformer votre atelier en une véritable usine ultra-performante ?

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